Unsere Tools zum Planen von Reisen: Coworking, Karten und geheime Gedanken

Wir verreisen zu zweit. Das macht eine Reiseplanung gleich zum Coworking. Wir erarbeiten die Planung zusammen und benötigen daher Tools, die das ermöglichen.

PBWorks

Jeder kennt Wikipedia. Aber Wiki bedeutet nicht gleich, dass die ganze Welt mitliest oder dass die ganze Welt am Wissensaufbau beteiligt ist. Als Wiki wird die Art von Online-Plattform bezeichnet, bei der man Artikel anlegen, diese miteinander verlinken und mit Bildern oder Dateianhängen anreichern kann. Ich kenne Wikis aus dem Unternehmensumfeld. Daher weiß ich, wie wertvoll sie sind, um sukzessiv eine Wissensbasis aufzubauen.

Tina und ich haben ein privates Wiki bei PBWorks eingerichtet. PBWorks ist einer der wenigen Anbieter, die private Wikis kostenlos anbieten. In unserem Wiki schreiben wir alles auf, was uns bei der Vorbereitung und Durchführung von Reisen hilft. Außerdem kann jeder von uns auch zu weiteren Themen wie Computer, Freizeit oder Gesundheit dort Dinge aufschreiben.

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Aus unserem privaten Wiki: Recherche zum Yosemite

Der Screenshot zeigt, dass wir häufig Links zu externen Quellen in die Dokumente schreiben. Der Vorteil eines Wikis im Gegensatz zu einfachen Bookmark-Sammlungen ist, dass man eigenen Text dazu schreiben kann und dem Link so einen Kontext geben kann.

Google Drive

Google Drive (früher: Google Documents) bietet die Möglichkeit Dokumente, wie man sie aus Office-Anwendungen kennt, online zu erstellen. Durch eine Freigabefunktion kann man gemeinsam an den Dokumenten arbeiten.

Meist nutzen wir Google Drive zum Erstellen von Tabellen: Reisekostenabrechnungen, Tourenplanung, Packlisten oder Preisrecherchen.

Google Drive bietet auch die Möglichkeit beliebige Dateien online zu stellen. Diese sind dann für einen selbst von überall zugänglich (z.B. aus dem Internetcafe im Urlaub). Außerdem kann man die Dateien mit anderen Teilen und hat dadurch auch hier eine Coworking-Funktion.

Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, Dokumente auf einem mobilen Gerät offline verfügbar zu machen. So kann man beispielsweise auch ohne Internet ein PDF lesen, was sich als sehr hilfreich auf Reisen herausgestellt hat.

Manchmal nutzen wir auch Dropbox, was sich in vielen Punkten mit Google Drive deckt.

Google Maps und Google Mapsengine

Routenplanung, Entfernungsberechnung oder einfach mal schauen, wo ein Ort liegt: Google Maps ist eins sehr wichtiges Tool. Was wir auch nutzen, ist die Möglichkeit den Link zu einer Karte oder Route zu speichern. Der kommt natürlich ins Wiki.

Google Mapsengine ist ein neues Tool von Google. Es dient eher der Gestaltung von Karten. So kann man beispielsweise Ebenen (wie in Photoshop) anlegen und Orte den Ebenen zuweisen. Die Ebenen lassen sich anschließend ein- und ausblenden. Für Taiwan habe ich beispielsweise eine Ebene mit Orten aus einem bestimmten Buch angelegt, für Laos eine Ebene mit allen Flughäfen. Die Farben der Fähnchen kann man ebenfalls konfigurieren, Karten kann man gemeinsam bearbeiten.

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Erste Version einer Karte zu Laos: Ebene mit Flughäfen und Ebene mit Point-of-Interests

Evernote

Evernote nutze ich für mich selbst, um schnell Notizen zu machen. Das ist für mich aber meistens nur ein erster Schritt. Wenn die Notizen langfristig von Wert sind, kopiere ich sie nachher in unser Wiki und schreibe noch einen Satz dazu.

Evernote habe ich auch als App auf dem Tablet.

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Einfach Notizen in Evernote. Nachher übernehme ich diese in das Wiki.

Trello

Mit Trello kann man To-Do-Listen erstellen. Die einzelnen Tasks kann man sehr komfortabel verwalten, ihren Status ändern oder mit Informationen anreichern.

Trello nutze ich allein, ein Coworking ist allerdings möglich. Ich nutze es auch als App auf dem Tablet.

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monkkee

Für private Gedanken zum Reisen, aber auch auf Reisen nutzen wir beide monkkee. monkkee ist ein privates Online-Tagebuch. Was wir schreiben, können auch mal Dinge sein, die der andere nicht zu Gesicht bekommen soll, daher ist der hohe Sicherheitsstandard bei monkkee genau das Richtige hierfür.

Mit der anstehenden Weltreise wird es bestimmt viele bewegende Momente geben. monkkee hilft uns, diese niederzuschreiben und sie zu verarbeiten.

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Zwei weitere Tipps

Erster Tipp: Nicht alles muss immer digital abgebildet werden, manchmal ist Papier die bessere Wahl. Vor allem bei sehr unstrukturierten Informationen bevorzuge ich es, denn digitale Tools  erwarten immer eine vorgegebene Struktur. Wenn es aufwändiger ist, seine Informationen in eine bestimmte Form zu bringen als die eigentliche Aufgabe zu lösen, sollte man mit der digitalen Abbildung warten und mit Zettel und Stift arbeiten. Und ging das so bei der Flugrecherche. Da die Flüge unterschiedliche Start- und Zielorte hatten, unterschiedliche Airlines, unterschiedliche Art (One-Way oder Return) und am Ende die Kombination aus Flügen die wichtige Information darstellte, hätte uns eine Tabellendarstellung nicht so gut geholfen, wie das gute alte Papier.

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Ein zweiter Tipp: Immer wieder die eigene Arbeitsweise hinterfragen und das Toolset optimieren. Am besten hat man eine klare Zuweisung von Aufgaben und Tools. Das ist gar nicht so einfach, da manche Tools sich in ihren Anwendungsbereichen überschneiden. Wenn man Pech hat, muss man plötzlich Informationen suchen, weil man nicht mehr weiß, wo man sie abgelegt hat.

Was andere Reisende und digitale Nomaden für Tools verwenden

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